check list de proceso de registro para un evento virtual y presencial
1. Preparación del Evento
- Consultar disponibilidad de los participantes.
- Considerar zonas horarias si hay asistentes internacionales.
- Elegir una fecha con anticipación adecuada.
- Confirmar la duración del evento.
- Anotar la fecha y hora en un calendario compartido.
- Investigar plataformas populares como Zoom, Webex o Teams.
- Evaluar características como capacidad de asistentes y grabación.
- Considerar la facilidad de uso para los participantes.
- Probar la plataforma antes del evento.
- Configurar la cuenta y personalizar la sala virtual.
- Buscar lugares con capacidad adecuada para el número de asistentes.
- Verificar la disponibilidad del lugar en la fecha elegida.
- Considerar accesibilidad y servicios disponibles (wifi, catering).
- Reservar el lugar con un contrato claro.
- Realizar una visita previa al lugar.
- Listar todos los posibles gastos (alquiler, catering, tecnología).
- Establecer un límite de gastos por categoría.
- Buscar patrocinadores o financiamiento si es necesario.
- Realizar un seguimiento de los gastos en tiempo real.
- Ajustar el presupuesto según sea necesario.
- Definir el flujo del evento (inicio, actividades, cierre).
- Asignar tiempos específicos para cada actividad.
- Incluir descansos y tiempo para preguntas.
- Compartir el cronograma con el equipo organizador.
- Revisar y ajustar el cronograma según feedback.
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