Istruire una procedura negoziata (D.lgs. n. 36/2023)
1. Preparazione della Procedura
2. Pubblicazione del Bando
3. Ricezione delle Offerte
4. Valutazione delle Offerte
- Selezionare membri con competenze pertinenti.
- Assicurarsi della disponibilità e imparzialità dei membri.
- Definire il ruolo e le responsabilità di ciascun membro.
- Stabilire un calendario per le riunioni di valutazione.
- Identificare gli obiettivi del progetto.
- Definire criteri quantitativi e qualitativi.
- Assegnare pesi ai vari criteri in base alla loro importanza.
- Documentare e comunicare i criteri a tutti i partecipanti.
- Raccogliere tutte le offerte per la valutazione.
- Applicare i criteri di valutazione in modo sistematico.
- Compilare punteggi e osservazioni per ogni offerta.
- Assicurarsi che ogni membro della commissione partecipi attivamente.
- Documentare il processo di valutazione dettagliatamente.
- Includere i punteggi e le motivazioni per ogni offerta.
- Registrare eventuali discussioni significative tra i membri.
- Preparare il verbale per la revisione e l'approvazione.
- Controllare la completezza della documentazione presentata.
- Verificare che le offerte rispettino i requisiti legali e normativi.
- Identificare eventuali difformità da segnalare alla commissione.
- Conservare registrazioni delle verifiche effettuate.
- Analizzare le offerte per incongruenze nei dati.
- Confrontare le offerte con criteri di mercato.
- Raccogliere ed evidenziare anomalie per ulteriori approfondimenti.
- Documentare tutte le osservazioni in un rapporto.
- Contattare le imprese per chiarimenti su anomalie riscontrate.
- Fissare scadenze per la risposta ai chiarimenti richiesti.
- Documentare tutte le comunicazioni per trasparenza.
- Valutare le risposte e aggiornare la commissione.
- Utilizzare griglie di comparazione per facilitare il confronto.
- Assicurarsi che tutte le offerte siano valutate equamente.
- Evidenziare punti di forza e debolezza di ciascuna offerta.
- Preparare un riassunto comparativo per la commissione.
- Analizzare i costi proposti in relazione al budget.
- Considerare il rapporto costo/beneficio delle offerte.
- Valutare la sostenibilità economica delle proposte.
- Documentare i risultati dell'analisi economica.
- Riassumere i risultati della valutazione in un documento.
- Includere raccomandazioni basate sui risultati ottenuti.
- Preparare la relazione per la revisione finale.
- Assicurarsi che la relazione sia chiara e accessibile.
- Preparare una presentazione dei risultati chiara e concisa.
- Includere tutte le evidenze e i documenti di supporto.
- Rispondere a domande e richieste di chiarimento.
- Documentare le decisioni prese durante la presentazione.
- Organizzare e catalogare tutta la documentazione.
- Assicurarsi che i documenti siano facilmente accessibili.
- Stabilire un protocollo per la conservazione dei documenti.
- Verificare la conformità con le normative sulla privacy.
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