Planung abschlussfeier
Vorbereitung der Abschlussfeier
- Konsultiere den Kalender für Verfügbarkeiten.
- Berücksichtige Feiertage und Schulferien.
- Wähle einen Termin, der für die meisten Teilnehmer geeignet ist.
- Bestätige die Uhrzeit mit allen Beteiligten.
- Identifiziere geeignete Veranstaltungsorte.
- Überprüfe die Verfügbarkeit für das gewählte Datum.
- Berücksichtige die Kapazität und Ausstattung.
- Reserviere den Ort mit einer schriftlichen Bestätigung.
- Erstelle eine Übersicht aller potenziellen Kosten.
- Berücksichtige Miete, Catering, Dekoration und Unterhaltung.
- Setze ein realistisches Budget basierend auf verfügbaren Mitteln.
- Überprüfe Möglichkeiten zur Kostensenkung.
- Wähle ein ansprechendes Design für die Einladungen.
- Füge alle relevanten Informationen hinzu: Datum, Uhrzeit, Ort.
- Entscheide, ob Einladungen digital oder physisch versendet werden.
- Versende die Einladungen mindestens vier Wochen im Voraus.
Planung des Programms
- Identifiziere potenzielle Redner.
- Berücksichtige deren Verfügbarkeit und Interesse.
- Versende Einladungen und erbitte Zusagen.
- Bestätige die Teilnahme und kläre Themen.
- Erstelle eine Liste der Ehrengäste für das Programm.
- Skizziere den zeitlichen Rahmen der Feier.
- Ordne Reden, Musik und Aktivitäten sinnvoll an.
- Berücksichtige Pausen zwischen den Programmpunkten.
- Verteile Aufgaben an Teammitglieder für die Durchführung.
- Erstelle einen detaillierten Zeitplan für die Veranstaltung.
- Bestimme den Musikstil und das Budget.
- Engagiere einen DJ oder eine Band.
- Plane Aufführungen oder besondere Acts ein.
- Stelle sicher, dass Technik und Raumakustik stimmen.
- Erstelle eine Playlist für die Veranstaltung.
- Wähle ein Motto oder Thema für die Feier.
- Plane Dekorationen, die das Thema unterstützen.
- Berücksichtige Farben, Beleuchtung und Tischarrangements.
- Organisiere benötigtes Material und Personal.
- Stelle sicher, dass die Dekoration rechtzeitig vorbereitet wird.
Logistik und Organisation
- Angebote von verschiedenen Catering-Firmen einholen.
- Menüoptionen auswählen und besondere diätetische Bedürfnisse berücksichtigen.
- Vertrag und Zahlungsmodalitäten klären.
- Lieferzeiten und -methoden festlegen.
- Bestätigung des Caterings mindestens 1 Woche vor der Veranstaltung.
- Bedarf an technischer Ausstattung ermitteln.
- Anbieter für technische Ausstattung kontaktieren.
- Ausrüstungstypen und -mengen festlegen.
- Lieferung und Aufbau vor der Veranstaltung planen.
- Techniker für den Tag der Veranstaltung buchen.
- Sitzplatzbedarf basierend auf der Gästeliste ermitteln.
- Sitzordnung grafisch darstellen, um Übersicht zu behalten.
- Besondere Plätze für VIPs oder Redner reservieren.
- Platzierung der Tische und Stühle im Veranstaltungsort koordinieren.
- Sitzpläne am Eingang aufstellen.
- Verfügbarkeit von öffentlichen Verkehrsmitteln prüfen.
- Shuttle-Service von zentralen Punkten organisieren.
- Parkmöglichkeiten für Autos klären.
- Fahrgemeinschaften unter den Gästen fördern.
- Informationen zu Transportmöglichkeiten im Einladungsbrief bereitstellen.
- Geeigneten Veranstaltungsort auswählen und prüfen.
- Verfügbarkeit an dem gewünschten Datum sicherstellen.
- Vertrag unterzeichnen und Anzahlung leisten.
- Bestätigung schriftlich anfordern.
- Räumlichkeiten vor dem Event besichtigen.
- Risiken der Veranstaltung identifizieren.
- Notausgänge und Erste-Hilfe-Stationen festlegen.
- Evakuierungspläne ausarbeiten und kommunizieren.
- Sicherheitsdienst engagieren, falls nötig.
- Notfallkontakte zur Verfügung stellen.
- Thema und Stil der Dekoration festlegen.
- Benötigte Materialien und Dekorationsartikel beschaffen.
- Aufbauzeit für die Dekoration im Zeitplan einplanen.
- Beleuchtungselemente für die gewünschte Atmosphäre auswählen.
- Vorab Probe der Dekoration durchführen.
- Anzahl der Gäste und Toilettenbedarf ermitteln.
- Zugang zu Sanitäranlagen vor der Veranstaltung überprüfen.
- Reinigungsdienste für die Toiletten während der Veranstaltung organisieren.
- Notwendige Toilettenartikel bereitstellen.
- Notfallplan für unzureichende Sanitäranlagen erstellen.
- Anzahl der Parkplätze am Veranstaltungsort prüfen.
- Zusätzliche Parkplätze in der Nähe reservieren.
- Parkanweisungen im Einladungsschreiben angeben.
- Parkplatzaufseher oder -dienst einsetzen, falls nötig.
- Informationen zu alternativen Transportmöglichkeiten bereitstellen.
- Aufbauzeiten im Zeitplan festlegen.
- Verantwortliche für Auf- und Abbau benennen.
- Benötigte Werkzeuge und Materialien bereitstellen.
- Aufbau vor dem Event testen, um Probleme zu vermeiden.
- Plan für den Abbau nach dem Event erstellen.
- Techniker als Hauptansprechpartner bestimmen.
- Kontaktinformationen an alle Beteiligten weitergeben.
- Technische Probleme im Vorfeld identifizieren und Lösungen bereitstellen.
- Backup-Ausrüstung bereitstellen, falls nötig.
- Regelmäßige Überprüfungen während der Veranstaltung einplanen.
- Gästelisten vor der Veranstaltung erstellen und aktualisieren.
- Zugangskontrollen am Eingang einrichten.
- Namensschilder und Eintrittsbänder vorbereiten.
- Gäste bei der Ankunft begrüßen und einweisen.
- Überprüfung der Gästelisten während der Veranstaltung durchführen.
- Liste der VIPs und besonderen Gäste vorab erstellen.
- Sitzplätze in bevorzugter Lage reservieren.
- Namensschilder für VIP-Sitzplätze vorbereiten.
- Spezielle Aufmerksamkeiten für VIPs planen.
- VIPs bei der Ankunft persönlich begrüßen.
- Bedarf an Live-Streaming oder Aufzeichnung ermitteln.
- Anbieter für Streaming-Technologie kontaktieren.
- Tests des Equipments vor der Veranstaltung durchführen.
- Techniker für den Tag der Veranstaltung buchen.
- Zugangslinks oder Aufzeichnungen für Gäste bereitstellen.
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